Wer den Ablauf kennt, führt den Agenten.

KI-Projekte brauchen einen Process Owner aus dem Fachbereich: die Person, die den Ablauf am besten kennt. Wer das sein sollte und was die Geschäftsführung dafür tun muss.

Wenn Unternehmen KI einführen, denken die meisten zuerst an Werkzeuge, Systeme und Budget. Oft unterschätzt werden die Menschen, die ihre Abläufe kennen. Auf sie kommt es mehr an als auf Modell oder Schnittstelle.

Gemeint ist die Person im Einkauf, die seit acht Jahren weiß, wo es hakt. Der Sachbearbeiter, der jeden Umweg kennt, weil er ihn selbst erfunden hat. Die Teamleiterin, die genau sagen kann, welcher Schritt täglich zwei Stunden kostet.

Diese Menschen bringen KI ins Unternehmen, wenn man sie lässt.

Der Process Owner kommt aus dem Team.

In der Praxis fängt KI selten überall gleichzeitig an. Sie beginnt mit einem Ablauf, einer Abteilung, einem konkreten Problem. Genau dort braucht das Projekt eine Person, die ihren Arbeitsbereich im Detail kennt und bereit ist, Bestehendes zu hinterfragen.

Diese Person wird zur Ablaufverantwortlichen (Process Owner). Sie ist die Ansprechpartnerin für das Projekt, intern wie extern, und bewertet, ob ein Vorschlag im Alltag trägt.

Sie beschreibt, welche Aufgaben der Agent übernehmen soll, weil nur sie weiß, was täglich passiert. Und sie legt fest, was der Agent darf und was ein gutes Ergebnis ist.

Ein Informatikstudium braucht sie nicht. Was KI kann, lässt sich lernen. Ihren Ablauf kennt von außen niemand so gut wie sie.

Woran Sie die richtige Person erkennen.

1. Sie kennt ihren Arbeitsbereich im Detail, auch die Ausnahmen.
2. Sie ist bereit, Bestehendes zu hinterfragen, auch Umwege, die sie selbst erfunden hat.
3. Sie bekommt Zeit dafür. Ablaufverantwortung neben vollem Tagesgeschäft funktioniert nicht.

Die Geschäftsführung gibt den Rahmen, das Team füllt ihn.

Trotzdem braucht es ein klares Signal der Geschäftsführung. Erst wenn sie zeigt, dass sie das Thema ernst meint, bewegt sich etwas in den Fachbereichen. Sie gibt die Richtung vor, stellt Zeit und Budget bereit und gibt der Ablaufverantwortlichen Rückendeckung.

Warum das bei der Geschäftsführung liegt und nicht bei der IT, steht in Warum KI keine IT-Aufgabe ist. Wo KI ansetzt und was sich ändert, kann aber nicht allein von oben kommen. Das wissen die Leute, die die Arbeit machen.

Früh einbeziehen und offen sprechen.

Oft werden die Leute, die den Ablauf kennen, erst gefragt, wenn alles schon steht. Das erzeugt Widerstand. Die Leute sind nicht gegen KI. Aber sie haben das Gefühl, dass über sie entschieden wurde statt mit ihnen.

KI-Einführungen scheitern häufiger an Widerstand, Unsicherheit und fehlender Abstimmung als an der Technik. Wer Werkzeuge einführt, ohne das Team vorzubereiten, riskiert, dass sie nicht genutzt werden. (Quelle: Prosci, 2025)

Dafür braucht es kein großes Programm. Es reicht, früh und ehrlich zu sagen: Wo wollen wir hin? Was ändert sich für eure Arbeit? Und was übernimmt künftig der Agent, was bleibt bei euch?